مسیر عملی چهارقدمی: ثبت حساب و ساختمان، تعریف واحد و دعوت اعضا، صدور اولین شارژ، سپس نگهبانی و نصب PWA — با فیلدهای واقعی پنل.
برای شروع مدیریت ساختمان با ساختمون من، اول حساب و ساختمان را بسازید، واحدها را تعریف کنید، اعضا را دعوت کنید و بعد اولین شارژ را صادر کنید؛ نگهبانی و نصب روی موبایل را در همان هفته اول اضافه کنید. ثبت حساب معمولاً چند دقیقه است، اما راه‌اندازی کامل یک ساختمان متوسط با واحدها و دعوت اعضا اغلب بین ۲۰ تا ۴۵ دقیقه زمان می‌برد. این راهنما همان مسیر چهارقدمی را با منوها و فیلدهای واقعی پنل توضیح می‌دهد.
اگر هنوز حساب ندارید، از ثبت‌نام رایگان پنل شروع کنید. برای تعریف کلی محصول و مقایسه با اکسل، صفحه ستون نرم‌افزار مدیریت ساختمان رایگان را ببینید.
قبل از شروع: چه چیزهایی آماده باشد
- فهرست واحدها (شماره، طبقه، متراژ تقریبی)
- نام و موبایل مالک/مستأجر برای چند واحد نمونه
- تصمیم اولیه درباره روش تقسیم شارژ (مساوی، متراژ یا ترکیبی)
- اگر مدیریت را تازه تحویل گرفته‌اید: مانده حساب و بدهی‌ها را با چک‌لیست تحویل مدیریت تطبیق دهید
| قدم | منوی پنل | خروجی مورد انتظار |
|---|---|---|
| ۱ | ثبت‌نام / ساختمان‌ها | حساب مدیر + یک ساختمان ثبت‌شده |
| ۲ | واحدها + کد دعوت | واحدها کامل + نقش‌ها مشخص |
| ۳ | مالی → تنظیمات شارژ | اولین قبض صادرشده |
| ۴ | نگهبانی + نصب اپلیکیشن | تردد قابل ثبت + دسترسی موبایلی |
۱. ساخت حساب و ثبت ساختمان
در صفحه ایجاد حساب کاربری این فیلدها را پر کنید:
- نام و نام خانوادگی
- شماره موبایل
- گزینه مدیر ساختمان هستم (یا اگر کد دارید: کد دعوت دارم)
- در حالت مدیر: نام ساختمان
- رمز عبور و تکرار رمز عبور
اگر با موبایل وارد می‌شوید، مسیر ورود با کد پیامکی هم در دسترس است: شماره موبایل → ارسال کد تأیید → وارد کردن کد ۵ رقمی.
بعد از ورود، ساختمان را از منوی ساختمان و واحدها → ساختمان‌ها → ساختمان جدید کامل کنید. فیلدهای الزامی:
- نام ساختمان
- آدرس
- تعداد طبقات
- تعداد واحدها
اختیاری ولی مفید: کد پستی، سال ساخت، شارژ ماهیانه پایه (تومان)، تعداد آسانسور/پارکینگ/انباری، تلفن ساختمان، امکانات و قوانین. اگر چند مجتمع دارید، برای هر کدام یک ساختمان جدا بسازید تا گزارش مالی و دسترسی اعضا قاطی نشود.
در ثبت‌نام اولیه فقط نام ساختمان کافی است؛ آدرس و مشخصات فیزیکی را همان روز در فرم «ایجاد ساختمان جدید» کامل کنید تا واحدها و شارژ روی داده درست بنشینند.
۲. تعریف واحدها و دعوت اعضا
از منوی واحدها → واحد جدید (یا ایجاد گروهی برای طبقات منظم) شروع کنید. برای هر واحد حداقل این‌ها را درست وارد کنید:
- شماره واحد و طبقه
- نوع واحد (مسکونی، تجاری، اداری، پارکینگ، انباری)
- وضعیت (خالی، ساکن، در حال بازسازی، اجاره داده‌شده)
- مساحت کل (متر مربع) — اگر شارژ متراژی دارید حیاتی است
در ایجاد گروهی: از طبقه، تا طبقه، تعداد واحد در هر طبقه، مساحت پایه و در صورت نیاز پیشوند شماره واحد.
سپس اعضا را اضافه کنید. دو مسیر اصلی:
- کد دعوت / لینک دعوت از جزئیات ساختمان (دکمه کد دعوت): کد، لینک، تاریخ انقضا و QR را برای ساکنان بفرستید. آن‌ها ثبت‌نام می‌کنند، واحد را انتخاب می‌کنند و معمولاً منتظر تأیید عضویت‌ها می‌مانند.
- افزودن کاربر از امور ساختمان → کاربران ساختمان: نام، موبایل، نقش در ساختمان و واحد.
نقش‌های رایج: مالک، مستأجر، حسابدار، نگهبان، هیئت مدیره. جزئیات نقش، لینک دعوت و رفع خطای ورود در راهنمای دعوت ساکنان به پنل ساختمان آمده است.
اول واحدها را کامل کنید، بعد دعوت بفرستید و بعد شارژ صادر کنید؛ وگرنه بدهی به واحد ناقص یا نقش اشتباه می‌چسبد.
۳. صدور اولین شارژ
صدور گروهی شارژ در پنل با یک فرم «عنوان + مبلغ + سررسید» ساده نیست؛ مسیر واقعی این است:
- منوی مالی → تنظیمات شارژ
- انتخاب روش پایه محاسبه (پیش‌فرض قانونی، همه به نسبت متراژ، همه مساوی، یا سفارشی)
- تنظیم شارژ ثابت پایه (هر واحد)، مهلت پرداخت (روز) و در صورت نیاز جریمه دیرکرد ماهانه (٪)
- افزودن اقلام هزینه با عنوان، مبلغ ماهانه کل ساختمان و روش تقسیم
- باز کردن پیش‌نمایش دوره شمسی و بررسی جدول واحد/مبلغ
- زدن صدور قبض بر همین مبنا
برای یک واحد خاص می‌توانید از صورتحساب‌ها هم قبض تکی بسازید (مبلغ پایه، تاریخ صدور، تاریخ سررسید). ساکنان بدهی را در پنل می‌بینند و می‌توانند آنلاین پرداخت کنند.
برای انتخاب روش محاسبه، پیگیری بدهی و گزارش شفاف، مدیریت شفاف شارژ ساختمان و در صورت نیاز پرداخت آنلاین شارژ را بخوانید.
۴. کارهای روزمره: اطلاع‌رسانی، نگهبانی و موبایل
لازم نیست همه قابلیت‌ها را روز اول روشن کنید. ترتیب پیشنهادی هفته اول:
- اطلاعیه و درخواست خدمات — خرابی‌ها را از گروه پیام‌رسان خارج کنید؛ مسیر عملی در ثبت و پیگیری درخواست خدمات ساختمان.
- نگهبانی — منوی نگهبانی: ثبت تردد (ورود/خروج، ساکن/مهمان/پیک، نام، واحد، پلاک)، ثبت مهمان و ثبت بسته (پیک، واحد، کد رهگیری). جزئیات در نرم افزار نگهبانی ساختمان.
- نصب روی موبایل (PWA) — از منوی پروفایل گزینه نصب اپلیکیشن را بزنید (وقتی مرورگر پیشنهاد دهد) و در صورت نیاز فعال‌سازی اعلان مرورگر را روشن کنید. راهنمای اندروید/آیفون: اپلیکیشن مدیریت ساختمان به‌صورت PWA.
- رزرو مشاعات — اگر سالن یا پارکینگ مهمان دارید، از رزرو مشاعات بدون تداخل قواعد را از ابتدا روشن کنید.
چک‌لیست روز راه‌اندازی
- حساب مدیر ساخته شده و با موبایل وارد می‌شوید
- ساختمان با نام، آدرس، طبقات و تعداد واحدها ثبت شده
- همه واحدهای فعال شماره، طبقه و متراژ دارند
- کد/لینک دعوت آماده است و حداقل یک نقش نگهبان یا حسابدار تعریف شده
- تنظیمات شارژ پیش‌نمایش شده و اولین قبض صادر شده
- PWA روی موبایل مدیر نصب شده؛ نگهبان مسیر ثبت تردد را دیده است
اشتباه‌های رایج
- دعوت قبل از تعریف واحد: عضو واحد اشتباه انتخاب می‌کند یا در صف تأیید می‌ماند.
- متراژ خالی با شارژ متراژی: مبلغ‌ها ناعادلانه یا صفر می‌شود.
- یک ساختمان برای چند بلوک بدون ساختار درست: گزارش و دسترسی قاطی می‌شود؛ برای مجتمع چندبلوکه راهنمای مدیریت چندبلوکه را ببینید.
- صدور شارژ بدون پیش‌نمایش: همیشه جدول پیش‌نمایش را با یک واحد نمونه چک کنید.
قدم بعدی
- صندوق ذخیره ساختمان را از هزینه جاری جدا کنید
- روش تقسیم قبض آب، برق و گاز را مشخص کنید
- برای مجمع بعدی از چک‌لیست جلسه مجمع استفاده کنید
- حسابداری دوره‌ای را با حسابداری ساختمان منظم کنید
با این چهار قدم، مدیریت ساختمان از پیام‌رسان و اکسل پراکنده به یک پنل قابل پیگیری منتقل می‌شود. اگر آماده هستید، همین حالا از ثبت‌نام ساختمون من شروع کنید؛ محصول برای قابلیت‌های اصلی رایگان است و هزینه پیامک اپراتور جدا محاسبه می‌شود.
پس از راه‌اندازی اولیه، برای بایگانی مدارک آرشیو اسناد ساختمان، برای ثبت اجاره واحد قرارداد اجاره و برای سؤال‌های عمومی ملکی مشاور هوشمند را ببینید.
