چطور قرارداد، فاکتور و صورتجلسه را با نسخه، سطح دسترسی و یادآوری انقضا در پنل نگه دارید.
آرشیو اسناد ساختمون من جایی است که قرارداد، فاکتور، صورتجلسه و مدارک ساختمان با نوع، دسته، نسخهبندی و سطح دسترسی نقشمحور نگه داشته میشوند—نه در گروه پیامرسان و نه در پوشهٔ شخصی مدیر. میتوانید فایل آپلود کنید، نسخه جدید بگذارید، دسترسی بدهید، لینک اشتراک بسازید و برای تاریخ انقضا یادآوری بگیرید. این راهنما فیلدهای واقعی پنل و محدودیتها را میگوید.
برای شروع کلی پنل راهنمای شروع و برای صورتجلسه چکلیست مجمع را ببینید.
مسئله از نگاه مدیر
وقتی فاکتور آسانسور فقط در چت است، نسخهٔ جدید آییننامه روی گوشی یکی از اعضاست و قرارداد اجاره بین چند درایو پخش شده، تحویل مدیریت و پاسخ به هیئتمدیره سخت میشود. آرشیو واحد، جستجو و کنترل دسترسی را جایگزین پراکندگی میکند.
از کجا شروع کنیم؟ (منو و فیلدها)
مسیر: ساختمان و واحدها → اسناد و مدارک. در بارگذاری سند این فیلدها را دارید:
| فیلد | الزام | نکته |
|---|---|---|
| عنوان | بله | نام قابل جستجو، مثلاً «فاکتور سرویس آسانسور ۱۴۰۵/۰۶» |
| ساختمان | اختیاری | میتواند به ساختمان فعلی وصل شود یا عمومی باشد |
| نوع سند | بله | قرارداد، صورتجلسه، فاکتور، رسید، مجوز، گواهی، آییننامه، ابلاغیه، محرمانه، گزارش، مصور، سایر |
| دستهبندی | بله | مدیریتی، مالی، حقوقی، فنی، تأسیسات، نگهداری، ساکنین، عمومی، محرمانه |
| توضیحات / شماره سند / صادرکننده | اختیاری | برای پیگیری بعدی مفید است |
| تاریخ سند و تاریخ انقضا | اختیاری | انقضا پایهٔ یادآوری است |
| برچسبها | اختیاری | با کاما جدا کنید |
| فایلها | بله | چند فایل = چند صفحهٔ همان سند |
| قابل مشاهده برای همه ساکنین | اختیاری | سند عمومی ساختمان |
چه فایلهایی قبول میشود؟
- فرمتها: PDF، Word، Excel، تصویر JPG/PNG، و TXT
- سقف حجم هر فایل: ۵۰ مگابایت
- پیشنمایش تصویر برای فایلهای تصویری در جزئیات سند
OCR داخل PDF و جستجوی متن داخل فایلها را انتظار نداشته باشید؛ جستجوی فهرست روی عنوان، توضیح و شماره سند است.
نسخهبندی چگونه کار میکند؟
- سند را باز کنید و به بخش نسخهها بروید.
- نسخه جدید آپلود کنید و شرح تغییرات بنویسید.
- نسخه قبلی بایگانی میماند تا تاریخچه قابل پیگیری باشد.
برای آپلود نسخه جدید معمولاً سطح دسترسی «ویرایش» یا بالاتر لازم است. وقتی آییننامه یا قرارداد عوض میشود، فایل قدیمی را پاک نکنید؛ نسخه بگذارید تا اختلاف «کدام نسخه معتبر بود؟» کمتر شود.
دسترسی نقشمحور
مدل دسترسی ترکیبی است:
- آپلودکننده دسترسی کامل دارد.
- اگر «قابل مشاهده برای همه ساکنین» روشن باشد، خواندن/دانلود برای ساکنان در چارچوب دسترسی ساختمان ممکن است.
- میتوانید برای اعضای مشخص سطح بدهید: فقط مشاهده، دانلود، ویرایش، حذف، یا مدیریت کامل (با انقضای اختیاری دسترسی).
- لینک اشتراک ناشناس با رمز، تاریخ انقضا و سقف دانلود اختیاری برای ارسال به فرد خارج از پنل.
اسناد مالی حساس را عمومی نکنید؛ برای شفافیت شارژ از مسیر مالی و گزارش استفاده کنید—حسابداری ساختمان.
انقضا و یادآوری
اگر تاریخ انقضا بگذارید، فهرست «در حال انقضا» (حدود ۳۰ روز) را میبینید. سامانه میتواند نزدیک انقضا به مدیران ساختمان یادآوری (پیامک/اعلان) بفرستد. پیامک از اعتبار پیامکی ساختمان مصرف میشود.
چکلیست آرشیو هفته اول
- صورتجلسه آخرین مجمع + مصوبات
- بیمه، قرارداد نگهبانی/نظافت، فاکتورهای بزرگ تعمیر
- آییننامه داخلی ساختمان
- نسخهٔ اسکن قراردادهای اجارهٔ فعال (جزئیات عملیاتی در قرارداد اجاره)
اشتباههای رایج
- ذخیره فقط در واتساپ و تکیه به «کسی فایل را دارد»
- عمومی کردن سند محرمانه مالی
- جایگزین کردن فایل بدون نسخه؛ از دست رفتن تاریخچه
- عنوان مبهم مثل «سند ۱» که جستجو را بیفایده میکند
ساختمون من در این مسیر چه میکند؟
در ساختمون من آرشیو اسناد کنار جلسات، مالی و نقشهاست تا مدرک به تصمیم و هزینه وصل بماند. ثبتنام: پنل ساختمون من. برای سؤالهای عمومی ملکی از مشاور هوشمند کمک بگیرید—اما فایل رسمی را همیشه اینجا نگه دارید.
آرشیو خوب یعنی هر فاکتور و مصوبه یک عنوان روشن، یک نسخه قابل استناد و یک سطح دسترسی مشخص دارد.
